Làm thế nào để trở nên có tổ chức trong công việc?

Để có tổ chức trong công việc bền vững, bạn không nên chỉ sắp xếp bàn làm việc của mình mà nên sắp xếp tất cả những thứ góp phần vào năng suất và hiệu quả của bạn trong công việc.

Không đa nhiệm

Đa tác vụ có vẻ hiệu quả hơn nhưng nó thực sự khiến bạn ảo tưởng về việc hoàn thành được nhiều việc hơn. Khi thực hiện đa nhiệm, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn và điều đó làm giảm hiệu quả cũng như sự tập trung của bạn. Hơn nữa, nó khiến bạn cảm thấy kiệt quệ và tạo ra sự hỗn loạn trong tâm trí. Vì vậy, tránh đa nhiệm để tổ chức công việc hiệu quả hơn.

Thực hiện kết xuất não bộ

Đôi khi có rất nhiều suy nghĩ, ý tưởng liên quan đến các dự án khiến đầu óc chúng ta luôn bận rộn. Ngoài ra, việc ghi nhớ nhiều nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện liên tục làm phiền não của chúng ta và khiến chúng trở nên vô tổ chức. Thực hiện kết xuất não bộ mang tất cả sự hỗn loạn của tâm trí ra giấy và điều này giúp bạn sắp xếp tâm trí của mình một cách hiệu quả hơn.

Nghỉ giải lao trong khi làm việc

Hãy nghỉ ngơi trong khi làm việc trong ngày để thư giãn đầu óc. Khi bạn không nghỉ giải lao, nó có thể dẫn đến kiệt sức và khiến tâm trí của bạn trở nên mệt mỏi. Vì vậy, luôn sắp xếp một vài phút giải lao trong lịch trình hàng ngày của bạn.

Ngồi thiền vài phút

Hãy thử thiền, đây là một cách tuyệt vời để giải tỏa tâm trí của bạn và để tâm trí của bạn luôn có tổ chức. Bạn không cần phải là một chuyên gia về thiền định hoặc dành hàng giờ để ngồi thiền mà chỉ cần dành 5 phút hít thở sâu, tránh xa các thiết bị, để bình tĩnh bản thân và tiếp tục thực hiện kế hoạch của mình. Bạn nên thiền vào thời điểm mà bạn cảm thấy căng thẳng nhất.

Tổ chức cuộc sống của bạn

Bạn sẽ không thể hoàn thành tốt công việc và luôn ngăn nắp nếu cuộc sống bên ngoài công việc của bạn là một mớ hỗn độn. Chúng ta nghĩ công việc và cuộc sống như những thực thể riêng biệt nhưng thực tế là chúng tác động lẫn nhau. Nếu bạn gặp rắc rối trong cuộc sống, bạn sẽ không đạt được hiệu quả trong công việc. Tương tự như vậy, nếu bạn gặp rắc rối trong công việc, bạn sẽ khó tránh khỏi suy nghĩ về công việc ở nhà. Vì vậy, bạn nên cân bằng giữa cuộc sống và công việc của mình.

Tổ chức không gian thực và ảo của bạn tại nơi làm việc

Khía cạnh tiếp theo của việc tổ chức tại nơi làm việc là giữ cho không gian làm việc của bạn có tổ chức. Điều này không chỉ bao gồm bàn làm việc, các tệp vật lý mà còn bao gồm không gian làm việc ảo của bạn.

Tổ chức không gian làm việc của bạn

Đảm bảo rằng tất cả những thứ bạn cần thường xuyên đều nằm trong tầm tay của bạn. Rời khỏi không gian làm việc để tìm kiếm đồ đạc sẽ gây lãng phí thời gian và khiến bạn mất tập trung vào công việc. Một quy tắc tốt cần tuân theo là quy tắc 360 - những vật dụng cần thiết và thường xuyên nhất cho công việc của bạn sẽ có sẵn trong phạm vi 360 độ của không gian làm việc mà bạn không cần phải rời khỏi bàn làm việc. Hãy để những vật dụng tối thiểu trên bàn làm việc của bạn để tránh bị phân tâm và để giảm thiểu sự lộn xộn trong không gian của bạn.

Dọn dẹp bàn làm việc của bạn vào cuối ngày

Tạo thói quen dọn dẹp bàn làm việc của bạn vào cuối ngày. Giữ các tệp, tài liệu và những thứ khác được sử dụng trong ngày ở nơi tương ứng của chúng để duy trì mọi thứ ngăn nắp. Hàng tuần, bạn có thể dọn dẹp và lau chùi bàn làm việc của mình. Bàn làm việc lộn xộn ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc của bạn và làm tăng thêm căng thẳng .

Sắp xếp email của bạn

Có thể bạn sẽ phải dành nhiều giờ để làm việc qua e-mail. Chúng cũng đóng một vai trò quan trọng trong công việc của bạn vì nhiều thông tin liên quan đến dự án, giao tiếp và cuộc họp được ghi lại thông qua email.Vì thế, nếu email không được sắp xếp tốt, bạn có thể bỏ lỡ thông tin liên lạc quan trọng hoặc hoàn nguyên về một email quan trọng. Do đó, giữ cho email có tổ chức là rất cần thiết để có tổ chức trong công việc.

Sắp xếp các tệp và tài liệu của bạn

Tạo một hệ thống lưu trữ và giữ cho tất cả các tài liệu của bạn được sắp xếp một cách có hệ thống để có thể dễ dàng theo dõi mọi hoạt động, phân loại và lưu trữ giúp bạn dễ dàng truy xuất các tài liệu hơn.

Thường xuyên khai báo

Giữ thói quen khai báo thường xuyên, có thể hàng tháng hoặc hàng quý tùy thuộc vào nhu cầu duy trì tổ chức của bạn. Điều này giúp bạn tạo chỗ trống cho những tài liệu quan trọng và dễ dàng tìm được những tệp tài liệu khẩn cấp.

Phát triển quy trình làm việc cho công việc thường ngày

Có một quy trình để thực hiện công việc giúp bạn dễ dàng hoàn thành công việc một cách nhất quán và giảm thiểu sai sót. Mỗi công việc đều có các loại nhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau. Hãy thử xác định những công việc quan trọng đối với bạn và xây dựng quy trình làm việc cho nó. Quy trình làm việc về cơ bản phải bao gồm các bước khác nhau, trách nhiệm giải trình cho hành động, tiến trình và nguồn lực bạn cần để hoàn thành quy trình.

Sử dụng lịch để sắp xếp

Đừng bao giờ dựa vào trí nhớ của bạn để ghi nhớ những điều quan trọng, hãy luôn ghi chúng vào lịch. Với những việc hằng ngày của bạn trong cuộc sống và sự kiện bất ngờ, có thể bạn sẽ quên mất điều đó. Đặt tất cả các cuộc họp của bạn, thời hạn cho các dự án, theo dõi lịch của bạn. Bạn cũng có thể thiết lập lời nhắc trên lịch của mình. Hãy tạo thói quen xem lại lịch làm việc đầu tiên vào buổi sáng để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót những việc quan trọng.

Ưu tiên công việc

Sẽ có nhiều nhiệm vụ trong công việc và danh sách việc cần làm của bạn sẽ không bao giờ kết thúc. Vì vậy, để làm việc hiệu quả và có tổ chức, bạn nên xác định các thẻ quan trọng đối với bạn. Luôn ưu tiên công việc, tất cả các nhiệm vụ có tầm quan trọng cao nên được ưu tiên để hoàn thành trước.